[북리뷰] Gmail로 시작하는’스마트워크’의 노하우를 배워볼까?

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하루에도 수없이 많은 이메일을 보내고 받으면서 업무를 하고 있는 저로서는 회사에서 사용하고 있는 Outlook이외에 개인적으로 가장 많이 사용하는 e-mail서비스는 Google의 Gmail입니다. Gmail은 대용량의 무료 이메일 서비스로 서비스 초기 초대기반으로 가입이 가능해서 아는 분을 통해 초대를 받아 Gmail 계정을 개설할 때의 모습이 기억이 나네요. 서비스 초기에는 Gmail 사용자들이 많지 않았습니다만, 요즘은 Android 폰등의 보급으로 일반인들의 Gmail 사용도 점차 늘어나고 있으며 기업시장에서도 Google Apps를 통해 Gmail를 회사메일로 사용하는 회사들도 점점 증가하고 있는 것 같네요.  

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개인적으로 Gmail을 오랫동안 사용해오면서 Gmail의 구석구석 기능적인 부분들을 잘 사용하고 있지만, 좀더 생산적으로 Gmail을 사용해보고자 인터넷이나 웹을 자주 검색하여 관련 내용들을 읽어보곤하지만 하나의 문서로 잘 정리된 내용이 없어서 아쉬웠던 차에 ‘Gmail 업무기술’을 발견하게 되었습니다. 이 책은 일본 Amazon에서 Gmail과 관련하여 인기있는 책으로 번역이 되면 좋겠다고 생각하던 차에 번역서가 국내에 출간되었네요. Gmail을 사용하지만 좀더 잘 사용하고 싶은 분들에는 좋은 가이드가 되지 않을까 생각됩니다.  
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책은 7장으로 구성되어 있으며, 이중에서 3장의 라벨과 필터활용, 5장의 정보 관리편이 Gmail을 활용한 업무관리에 실제적으로 많은 도움이 되었습니다. 참고할만한 몇가지 내용들을 정리하면 다음과 같습니다.



  1. Gmail의 강력한 스팸필터 기능을 활용하자. 여러개의 메일주소를 가지고 있다면, POP3, IMAP으로 Gmail에 연동하고 Gmail의 스팸필터기능으로 한꺼번에 필터링하는 편이 개별 메일서비스의 필터기능을 활용하는 것보다 편리하다고 하네요. Gmail에는 스팸 학습기능이 있어서 스팸으로 분리되지 않는 메일을 스팸함에 저장하면 자동적으로 Gmail이 스팸여부를 학습하여 이후부터는 자동으로 스팸으로 분리한다고 하니, 이러한 멋진 기능을 활용하면 스팸으로부터 어느정도 자유로울 수 있을 것 같네요.  
  2. 메일은 한꺼번에 몰아서 수신하고, 2분안에 회신할 수 있다면 바로 회신한다. 메일의 수시 확인이 업무에 방해를 초래할 수 있다는 점에서 메일은 주기적으로 한꺼번에 수신/확인하고, GTD(Getting Things Done)의 원리를 활용하여 2분내 회신이 가능하다면 바로 회신하는 것이 메일송신에 부담감을 줄이는 한편 빠른 회신을 통한 송신인의 신뢰감도 높아진다고 하는군요.
  3. 라벨과 필터로 메일을 자동분류하자. 받은 편지함에 메일이 가득차 있다면, 일일이 읽어보고 확인할 분량에 종종 부담감이 크게 몰려올때가 있죠. 수신된 메일에 대한 규칙을 설정하여 “필터”를 만들어두고, 해당 필터에 “라벨”을 만들어두면 자동적으로 분류되어 저장된다. 뉴스레터, 메일 매거진, 전자 청구서등을 필터와 라벨로 만들어 두니 정말 편리하더군요.
  4. 구글의 강력한 검색기능을 Gmail에서도 활용하자. Gmail을 사용하면서 느낀 가장 큰 편리함은 메일을 지우지 않아도 된다는 점이죠. 메일저장 공간이 작은경우라면 외부에서 메일 수신이 않되는 관계로 틈틈히 저장공간을 지워야하는 번거로움이 있지만, 현재 7G의 저장공간을 제공하는 Gmail의 경우 메일을 지울일이 거의 없습니다. 지울 일이 없다보니, 많은 메일중에서 필요한 내용을 찾는 일도 어려울 것 같지만, 구글의 강력한 검색기능(and, or, etc)이 Gmail에서도 제공됨으로 손쉽게 필요한 메일을 찾을 수 있네요.
  5. 다양한 Google서비스와 연동하여 사용하자. Gmail에서 설정한 할일은 Google Calendar와 연동되며, iGoogle에 메일 위젯을 설정할 수 있지요. Picasa와 같은 이미지 서비스와 연동도 가능하며, 지도첨부도 가능합니다.

저에게 Gmail은 단순한 e-mail서비스를 넘어서 메모장, 주소록 관리, 지인들과의 메신저, 그리고 필요한 뉴스나 웹페이지들을 저장하는 아카이브기능등을 제공하는 만능도구이지요. 언젠가 부터 뭔가를 메모하거나 적어둘 필요가 있을때 가장 먼저 실행하여 적어두고 보관하는 곳이 Gmail입니다. Gmail은 이처럼 기록과 저장 기능 이외에 다른 웹 서비스들과 연동하여 사용하는 중심 허브(Hub)역할을 톡톡히 합니다.  

요즘 Evernote, Instapaper, facebook, posterous과 같은 서비스들은 메일을 통해서 포스팅하는 기능들을 제공됩니다. 일일이 외부 서비스들에 로그인하여 사용하기보다는 Gmail과 해당 서비스의 메일주소만 있으면 Gmail은 훌륭한 컨텐츠 포스팅 도구가 되지요. 단순한 메일 기능을 넘어서 다양한 외부 서비스들과 연계할 수 있고 주소록, 할일 그리고 커뮤니케이션을 한꺼번에 관리할 수 있는 개인정보관리도구로서 기능들이 점점 다양해지고 커져가는 Gmail을 책을 통해 조금 더 잘 이해하고 활용할 수 있을 것 같아서 좋네요.  


글 : 최환진
출처 : http://pletalk.com/390

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네오위즈 인터넷(Neowiz Internet)에서 소셜, 모바일, 게임 및 웹 서비스를 준비하는 스타트업과 신생기업들의 인큐베이션, 투자 및 멘토링 업무를 담당하는 네오플라이(Neoply)를 리드하고 있습니다. 벤처스퀘어를 통해 많은 스타트업들을 만나뵐께요~ blog: http://pletalk.com twitter: http://www.twitter.com/pletalk(@pletalk) facebook: http://facebook.com/hwanjin.choi

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